工程師吉伊君的加班申請爭議：加班申請許可制與出勤記錄之法律分析

 

工程師吉伊君的加班申請爭議：加班申請許可制與出勤記錄之法律分析

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前言：

在當前的職場環境中，尤為COVID-19疫情過後，隨著遠距辦公、靈活工時的普及化，在公司場所外之加班費申請與補休成為勞資雙方經常遇到的問題。本案例中，工程師吉伊君在公司外地點加班的情形突顯了勞工如何證明加班必要性及雇主對於加班認定的難題。以下將透過相關法律討論，對此情境進行分析，本文著重於「申請加班費與否是否與加班許可制為判斷標準」、「下班後如何證明加班事實是業務上所必須」；另因篇幅有限及聚焦因素，「加班一律強制更換為補休」則不在本文之細究範疇，故先聲明之。

一、 勞方發現違法事實：

A.   情境一 (平日下班後延長工時)：
吉伊君之公司係屬跨國公司，故時常與主管跨國聯繫因時差因素，固定每周會於台灣晚間九點跨國連線視訊會議，且該會議發出需求皆為公司管理階層；又吉伊君本人心繫全程英文對話未能及時掌握與了解，便有錄音作為開會紀錄之證明。上述開會皆是於正常工時八小時外，其有證據可證明有另行加班之情況一事。

B.   情境二 (休息日或例假日延長工時)：
吉伊君時常因應主管或者客戶的緊急需求，周末在公司外加班完成工作。又有出國跨國出差通航空通勤之必要，有開會紀錄、交通憑證與GoogleMaps等紀錄可為佐證。

二、 勞方提出法令：

吉伊君可依《勞動基準法》第24條主張，若有加班事實公司應給付法定加班費，且該法條規範了公司優先給付加班費的支付義務(而非一律強制更換為補休替代之)，若勞工因業務需求在正常工時(8小時)外提供勞務本有加班費之請求權；又該法第32條前段，定有明文：「雇主有使勞工在正常工作時間以外工作之必要者……」，因此，雇主需負舉證責任以證明「加班為非必要」或「並非公司所指示」，也就是要證明明確拒絕勞工的勞務提供，若否，很有可能被勞工局處行政機關或者司法機關認定為明示或者默認受領勞工提供之勞務。

此外，若公司員工常有於公司場所外工作之事實，根據《勞工在事業場所外工作時間指導原則》，「勞雇雙方得事先約定一定時數內免回報及徵得雇主同意，於工作完成後，雇主應記載勞工回報實際延長工作時間之時數。」雙方應妥善紀錄勞工的加班之工時，尤其是在非公司場所工作的情形下，更應有具體紀錄工具，協助勞資雙方確立提供勞務事實，避免事後難以舉證或者衍生不必要的勞資爭議。

▲關鍵字與關鍵勞動法條

• 關鍵字：加班之必要性、加班申請制度、出勤紀錄、加班費與補休選擇權、在事業場所外工作
  
  
• 關鍵法條(勞動法令部分)：

ü   《勞動基準法》第 24 條第 1 項：
「如雇主有使勞工每日工作時間超過8小時者，或每週工作超過40小時者，應依法給付加班費，其標準為：

§  延長工作時間在2小時以內者，按平日每小時工資額加給3分之1以上。

§  再延長工作時間在2小時以內者，按平日每小時工資額加給3分之2以上。

§  雇主因天災、事變或突發事件，有使勞工於平日延長工作時間者，按平日每小時工資額加倍發給。」

ü   《勞動基準法》第 30 條：
「勞工每日正常工作時間不得超過8小時，每週正常工作時數不得超過40小時。」

ü   《勞動基準法》第 32 條：
「雇主有使勞工在正常工作時間以外工作之必要者，雇主經工會同意，如事業單位無工會者，經勞資會議同意後，得將工作時間延長之。」

ü   《勞動基準法》第 32-1 條：
「雇主依第三十二條第一項及第二項規定使勞工延長工作時間，或使勞工於第三十六條所定休息日工作後，依勞工意願選擇補休並經雇主同意者，應依勞工工作之時數計算補休時數。

「前項之補休，其補休期限由勞雇雙方協商；補休期限屆期或契約終止未補休之時數，應依延長工作時間或休息日工作當日之工資計算標準發給工資；未發給工資者，依違反第二十四條規定論處。」

三、法令解釋加班費與補休之轉換選擇：

根據法令解釋，加班補償方式可選擇加班費或補休。若勞工選擇補休，應安排在適當時間內完成(如特休為周年制結算之員工，其期限亦相同；《勞動基準法施行細則》第24條：以勞工受僱當日起算，每一週年之期間)。否則因不可抗力（如颱風、業務調整）導致無法休假，雇主則應將未能補休完之加班時數轉為相對應費率之加班費補償，以保障勞工權益。

四、小結與建議：

若勞工有雇主提出必要之加班因素(如開會通知或者會議邀請)，則亦無需證明其加班必要性；再者，若公司主張勞工須採「加班申請制」使得申請加班費此一抗辯，顯然無法否認已產生加班之事實，且此加班之要求為公司主動發起，勘認資方已認為此勞務提供為「必要性」、「迫切性」，因此更不能主張是「員工自主加班」、「並非經公司同意」加班爭議的灰色地帶等云云情事。

此案例提醒企業在遠距工作或特殊情況下應建立加班申請與紀錄機制(包含但不限於行車紀錄器、GPS紀錄器、電話、手機打卡、網路回報、 客戶簽單、通訊軟體或其他可供稽核出勤紀錄之工具)，避免因無法證明加班必要性而發生的薪資糾紛。

勞工方面，應盡可能依照公司制度，提出加班申請並保存相關證據，以利事後維護權益。透過完善的加班管理及紀錄方式，公司不僅可以降低法律風險，更可維持勞資雙方的信任與和諧。

（本文章僅供參考，若有具體法律問題，建議諮詢勞資顧問或者專業律師）